示例性组合客户情境：新西兰一家持续经营公司的负责人，在财务报表草稿中看到股东往来账户透支。年内既有公司向股东付款，也有私人开支及股东投入资金，但负责人说不清余额怎样形成，便问：“年底直接做一笔把它清掉，可以吗？”本文不代表真实 Pillar 客户或服务成果，也不设定任何金额或税务处理。
有用的起点是交易记录。期末余额只说明账簿最后停在哪里，不能解释哪些款项形成了借款、从何时开始，或每笔贷记是否都有依据。
先确认是谁与哪家公司之间的余额
税务局的股东往来账户说明将其定义为股东借给公司、从公司提取或借入资金的净额记录。股东提取或借入的款项超过其借给公司的资金时，账户便出现透支，代表公司向股东提供了借款。即使年末才算清最终余额，透支也可能早在年中已经发生。
先确认法律主体、股东、账户及涉及期间。不同股东、不同公司的款项应能分别辨认。把期初数与上一年度报表及明细表核对，旧年度未解释的差异也要标出来。会计软件里的借方余额或负号如何显示，应先弄清，再判断谁欠谁。
按日期还原每笔变动
可以先列一张工作表：日期、付款或贷记、银行参考信息、账务记录、支持文件及逐笔余额。不能解释的项目留作复核。股东投入资金，应与银行凭据比较；股东提款、私人开支，以及股东个人代付的企业费用，也需要分清。
账上如果已有工资、股息、利息或其他贷记，要找出支持其性质、金额和生效日期的记录。不要为了得到想要的期末余额，临时补造或倒填贷记。会计软件中的摘要文字，本身不能证明授权或税务分类。
这张表用于帮助会计师复核，并不是正确应税金额的计算结果。税务局的记录保存指引涵盖现金与非现金项目的基础记录。另一篇利润与现金流文章讨论企业整体现金变动；这里追查的是股东与公司之间这一项具体余额。
对账与税务处理分开核实
税务局的往来账户指引涉及利息、预扣及信息申报，以及可能出现的 FBT 或股息问题。IS 24/09讨论新西兰居民 close company 的常见相关问题。是否适用，取决于股东、公司、安排及日期。本文不设定利率，也不建议用工资、股息、还款、豁免债务或其他方式处理。
公司状态也不能忽略。2026 年法案说明及其PDF 第 10 至 13 页解释了已通过的规则，涉及公司从登记册移除时尚未偿还的借款。该规则适用于在 2025 年 12 月 4 日或之后被移除的公司，可能要求在移除六个月后作 base price adjustment。恢复登记及合并等例外需要核实。不能以为公司停业或被注销，股东借款就会自然消失而没有税务后果。已有移除、恢复登记或计划关闭公司的情况，应一并告诉会计师；这与持续经营公司的账簿核对，是需要分别处理的问题。
第一次沟通准备什么
准备以前的财务报表及股东明细、当前交易报表、相关银行凭据、借款条款、已有利息计算、贷记支持记录，以及公司状态通知。尚未解释的项目，应附上对应日期和文件。初次联系可先说明资料类别及问题，再约定详细财务文件的合适传递方式。
Pillar 的税务与合规服务可作为界定复核范围的起点。联系 Pillar时，请说明涉及年度、哪里对不上，以及近期要作什么决定。具体事实与适用规则须由 Pillar 会计师核实；涉及法律权利或偿债问题时，可能还需要律师或相关专业人士。经营决定仍由负责人作出。